Die Bundeskanzlei hat am 2. September 2026 ein Programm für einen digital souveränen Arbeitsplatz gestartet. Abgeschaltet wurde dabei nichts. Vorausgegangen war eine Machbarkeitsstudie, in der 172 Mitarbeitende aus mehreren Departementen eine quelloffene Büroumgebung im Browser getestet haben. Als Nächstes folgt ein Pilot mit Leuten aus besonders kritischen Abläufen, und ab Ende 2027 sollen rund 3000 Personen damit arbeiten. Microsoft 365 läuft daneben weiter. Wer eine Cloud-Migration vorbereiten will, findet hier die Reihenfolge, die auch in einem KMU trägt: zuerst hinschauen, dann ausprobieren, erst danach umziehen.
Teil 4 von 4 der Reihe «Die Schweizer Armee geht auf Distanz zu Microsoft — was Unternehmen daraus lernen können».
Im dritten Teil ging es darum, wer im Betrieb über die Cloud entscheidet. Die Antwort war unbequem: die Geschäftsleitung, nicht die IT. Bleibt die praktische Frage, die nach so einem Entscheid immer kommt. Wo fangen wir an, ohne den Laden lahmzulegen?
Der Bund hat nicht mit dem Abschalten angefangen
Wer an Migration denkt, denkt meist an den Umzugstag. Postfächer werden verschoben, Lizenzen gekündigt, am Montag ist alles anders. So hat der Bund nicht gearbeitet, und das ist der eigentliche Lehrgehalt seiner Mitteilung.
Die Bundeskanzlei hat zuerst Anforderungen gesammelt, mit Vertreterinnen und Vertretern aller Departemente. Dann liess sie testen, was im Alltag wirklich gebraucht wird: Dokumente bearbeiten, Mail, Kalender, Kontakte, Dateiablage, Chat und Videokonferenzen. Das Ergebnis ist in drei Berichten öffentlich nachzulesen und fällt nüchtern aus. Für die zentralen Standardabläufe sei die Lösung «grundsätzlich geeignet». Bei grossen Videokonferenzen gibt es Grenzen, und manche Fachanwendung hängt so eng an der Microsoft-Architektur, dass sie sich nicht einfach mitnehmen lässt.
Werbung für Open Source ist das nicht, eine Absage an Microsoft auch nicht. Es ist eine Bestandsaufnahme, und sie steht am Anfang. Das Kommando Cyber, das seine Büroumgebung bis Oktober 2026 umstellen will, geht nach demselben Muster vor: Es kennt seinen Schutzbedarf und entscheidet danach.
Der Weg in der Übersicht
Die Reihenfolge unten stammt nicht aus einer Bundesvorschrift. Sie folgt dem Vorgehen des Bundes und dem, was sich in der Praxis bewährt hat. Jede Stufe beantwortet eine Frage, bevor die nächste gestellt wird.
| Stufe | Leitfrage |
|---|---|
| Inventar erstellen | Welche Dienste, Daten und Benutzerkonten nutzen wir heute? |
| Schutzbedarf bestimmen | Welche Daten sind öffentlich, intern, vertraulich oder besonders heikel? |
| Abhängigkeiten klären | Was ist technisch oder vertraglich miteinander verbunden? |
| Zielumgebung festlegen | Was soll in eine Schweizer Cloud, was bleibt vorerst, wo es ist? |
| Pilot durchführen | Funktioniert es für eine kleine Gruppe im echten Alltag? |
| Schrittweise umstellen | Welche Dienste, Personen und Daten folgen in welcher Reihenfolge? |
| Betrieb absichern | Sind Backup, Dokumentation, Schulung und Exit-Plan vollständig? |
Wie eine Migration mit uns konkret abläuft, steht auf der Seite Der 5-Schritte-Migrationsprozess. Die Stufen hier beschreiben die Vorbereitung im eigenen Haus.
Womit fängt man an? Mit einer Liste
Das Inventar ist die unspektakulärste Stufe und die, die am häufigsten übersprungen wird. Dabei reicht für den Anfang eine Tabelle. Welche Dienste laufen im Betrieb? Wer hat ein Konto, und wer hat noch eines, obwohl er seit einem Jahr nicht mehr da ist? Wo liegen die Dateien, im Teams-Kanal, auf OneDrive, auf einem alten Netzlaufwerk im Keller?
Fast immer taucht dabei etwas auf, das niemand auf dem Schirm hatte. Typisch sind ein geteilter Ordner mit Lohnabrechnungen, der für einen externen Treuhänder freigegeben wurde, oder ein Formulardienst, über den seit Jahren Kundenanfragen laufen. Solche Funde sind kein Versagen. Sie zeigen nur, warum man nicht mit dem Umzug beginnt.
Welche Daten brauchen welchen Schutz?
Nicht jede Datei ist gleich heikel. Der Menüplan der Kantine und die Patientendossiers einer Praxis gehören nicht in dieselbe Kategorie, und sie müssen auch nicht gleich behandelt werden. Vier Stufen reichen für die meisten KMU: öffentlich, intern, vertraulich, besonders schützenswert. Das revidierte Datenschutzgesetz kennt den Begriff der besonders schützenswerten Personendaten ohnehin, Gesundheitsdaten etwa gehören dazu.
Der Nutzen dieser Einteilung zeigt sich später. Wer weiss, wo die heiklen Daten liegen, weiss auch, womit ein Pilot anfangen sollte und was bis zum Schluss warten kann.
Was hängt woran?
Hier wird es zum ersten Mal technisch, und hier liegt meist der grösste Brocken. Die Buchhaltung schickt Rechnungen über das Microsoft-Postfach. Die Terminbuchung schreibt in den Outlook-Kalender. Der Scanner legt Dokumente direkt in SharePoint ab. Keine dieser Verbindungen ist ein Problem, solange man von ihr weiss.
Zu den technischen kommen die vertraglichen Abhängigkeiten. Wann läuft die Lizenz aus, wie lange sind die Daten nach einer Kündigung noch abrufbar, in welchem Format lassen sie sich exportieren? Im zweiten Teil dieser Reihe standen dazu sieben Fragen. Wer sie beantwortet hat, ist mit dieser Stufe schon halb fertig.
Woran erkennen Sie die passende Schweizer Cloud?
Erst jetzt kommt die Anbieterfrage. Der Preis spielt mit, entscheidend ist, welchem Recht der Anbieter untersteht und wo die Daten physisch liegen. Wichtig ist auch, wer die Umgebung verwaltet, ob die Verschlüsselung den Namen verdient und wie einfach man wieder wegkommt. Ein Anbieter, der den Export schwer macht, schafft die nächste Abhängigkeit.
Dazu gehört die Frage, was überhaupt umziehen soll. Oft sind es zuerst Mail, Kalender und Dateien. Eine Fachanwendung, die fest an Microsoft gebunden ist, kann vorerst bleiben, wo sie ist. Der Bund macht es genauso und betreibt Microsoft 365 weiter, wo es passt.
Warum ein Pilot vor dem Umzug kommt
Der Pilot ist die Stufe, die der Bund jetzt erreicht hat. Er testet nicht mehr, ob die Software grundsätzlich taugt, sondern ob sie für eine ausgewählte Gruppe im echten Betrieb funktioniert. Genau das braucht auch ein KMU, nur kleiner: zwei oder drei Personen, ein klar abgegrenzter Bereich, eine feste Testphase.
Im Pilot zeigt sich, was keine Tabelle verrät. Findet die Buchhalterin ihre Ablage wieder? Kommt der Aussendienst mit der App zurecht? Wie schnell hilft der Support, wenn eine Freigabe nicht klappt? Was hier schiefgeht, trifft drei Personen. Beim grossen Umzug wären es dreissig.
Schrittweise umstellen und den Betrieb absichern
Nach dem Pilot folgt der Rest, Dienst für Dienst und Team für Team. Zu jedem Schritt gehören eine kurze Information an alle Betroffenen und ein Test, bevor der nächste Bereich folgt. Ein grosser Stichtag, an dem alles gleichzeitig kippt, ist fast nie nötig.
Die letzte Stufe wird gern vergessen, weil sich der Umzug schon erledigt anfühlt. Backups müssen laufen und geprüft sein. Die neue Umgebung muss so dokumentiert sein, dass nicht alles an einer Person hängt. Das Team braucht eine Schulung, die über den ersten Tag hinausreicht. Und es braucht einen Exit-Plan für die neue Umgebung. Das klingt paradox, ist aber die Lehre der ganzen Reihe: Handlungsfähig bleibt, wer weiss, wie er auch dort wieder wegkäme.
Was gegen diesen Weg spricht
Er ist aufwendiger als ein schneller Umzug. Eine Bestandsaufnahme bindet Leute, die eigentlich anderes zu tun haben, und ein Pilot heisst, dass eine Weile zwei Umgebungen nebeneinander laufen. Das kostet Nerven, gerade in einem kleinen Team.
Nicht jeder Betrieb braucht auch jede Stufe in voller Breite. Ein Büro mit fünf Personen und einer einzigen Mailadresse pro Kopf kann Inventar und Pilot an einem Vormittag erledigen. Und manche Abhängigkeit lässt sich schlicht nicht auflösen, solange der Hersteller einer Branchensoftware nur mit Microsoft arbeitet. Dann ist es richtig, sie bewusst stehen zu lassen, statt sie mit Gewalt zu lösen.
Cloud-Migration vorbereiten: wo Sie diese Woche anfangen
Der kleinste sinnvolle erste Schritt dauert wenige Minuten. Der Cloud-Risiko-Check stellt elf Fragen zu Datenstandort, Rechtsraum und Abhängigkeiten und zeigt danach, wo Ihr Betrieb steht. Das ersetzt keine Bestandsaufnahme, aber es zeigt, wo sie anfangen sollte.
Wenn Sie das Ergebnis mit jemandem durchgehen möchten, der solche Umstellungen begleitet: Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre heutige Umgebung an und skizzieren einen realistischen, schrittweisen Plan. Ob Sie danach mit uns weitergehen, entscheiden Sie.
Die ganze Reihe im Rückblick
Im ersten Teil stand die Meldung, dass das Kommando Cyber Microsoft 365 ersetzt, und der Satz seines Chefs, Microsoft 365 sei eine sehr gute Lösung, nur nicht für diese Anforderungen. Der zweite Teil übertrug das auf Unternehmen: Riskant ist weniger das Produkt als die fehlende Möglichkeit, zu gehen. Der dritte Teil zeigte, dass beim Bund jeder Entscheid auf der Führungsebene fiel. Dieser vierte Teil schliesst den Bogen. Der Weg in die Schweizer Cloud beginnt nicht mit dem Abschalten eines Dienstes, sondern mit einem klaren Blick auf die eigenen Daten und Abhängigkeiten.
Häufige Fragen
Muss man bei einer Cloud-Migration alles auf einmal umstellen?
Nein. Der Bund führt seine neue Umgebung neben Microsoft 365 ein und beginnt mit einer ausgewählten Gruppe. Auch im KMU zieht man meist zuerst Mail, Kalender und Dateien um und lässt eng gebundene Fachanwendungen vorerst, wo sie sind. Wichtig ist, dass jeder Schritt getestet ist, bevor der nächste folgt.
Wer im Betrieb sollte die Bestandsaufnahme machen?
Jemand, der den Betrieb kennt, nicht nur die Technik. Die Liste der Dienste und Konten kann die IT oder ein externer Partner erstellen. Welche Daten heikel sind und welche Abläufe nicht ausfallen dürfen, muss aber die Geschäftsleitung beurteilen.
Kann Microsoft 365 während der Umstellung weiterlaufen?
Ja, und das ist der Normalfall. Während Pilot und schrittweiser Umstellung laufen beide Umgebungen eine Zeit lang parallel. Der Bund hat diesen Parallelbetrieb sogar zum Programm gemacht und plant keinen vollständigen Ausstieg, sondern prüft ihn erst später.
Was zeigt der Cloud-Risiko-Check?
Der Check stellt elf Fragen zu Datenstandort, Rechtsraum des Anbieters und Abhängigkeiten. Danach sehen Sie, wo Ihr Betrieb heute steht und welche Themen eine Bestandsaufnahme zuerst angehen sollte. Er ist kostenlos und dauert wenige Minuten.
Quellen
- Bundeskanzlei, 2. September 2026: Bundeskanzlei lanciert Programm für einen digital souveränen Arbeitsplatz
- Bundeskanzlei: Ergebnisse der Machbarkeitsstudie PoC BOSS
- Republik, 9. Juli 2026: Die Cyber-Spezialisten des Bundes kehren Microsoft den Rücken
- Netzwoche, 13. Juli 2026: Kommando Cyber steigt aus Microsoft Office aus
