In Nettetal gibt es seit Kurzem ein Fachverfahren, das ohne US-Software auskommt. Es ist das für Wohngeldanträge. Die Stadt hat es mit einem deutschen Start-up neu gebaut, gefördert vom Bundesdigitalministerium. Gedauert hat das fast drei Jahre.
Eine Kommune dieser Grösse betreibt zwei- bis dreihundert solcher Verfahren.
Man muss die beiden Zahlen nicht miteinander multiplizieren, um das Problem zu sehen. In Teil 1 dieser Reihe ging es darum, was in den ersten 24 Stunden stillsteht, wenn die Office-Umgebung wegfällt. Fast 92 Prozent der Kommunen, die eine Abfrage für den WDR beantwortet haben, sehen sich als abhängig, 82 Prozent halten das für kritisch. Warum ändert sich dann so wenig? Wer Microsoft 365 ablösen will, sollte die Antwort kennen, bevor er anfängt. Sie ist unbequemer als die übliche Erklärung, die IT sei eben träge.
Kein Schweizer Sonderweg — Teil 2 von 4
Was die Kommunen selbst als Bremse nennen
Dieselbe Abfrage der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement, die dem WDR vorliegt, nennt die Hindernisse ziemlich offen. Fast 60 Prozent der Kommunen sagen, quelloffene Programme passten oft nicht zu den IT-Systemen, die sie schon haben. Über 40 Prozent fehlen Leute und Wissen, um eine Umstellung zu stemmen. Und dann ist da die Zeit, siehe Nettetal.
Ingo Schabrich ist Verbandsvorsteher des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein, das 46 Kommunen mit zusammen rund 18’000 Arbeitsplätzen versorgt. Im WDR nennt er den Umstieg einen «riesengrossen Kraftakt» und eine «Operation am offenen Herzen».
Das Bild stimmt. Die Verwaltung muss weiterlaufen, während man an ihr arbeitet. Niemand kann Bauanträge drei Monate liegen lassen, weil die Software gewechselt wird.
Ich habe dreissig Jahre in einer Geschäftsleitung gesessen und kenne die Versuchung, einen solchen Wechsel auf den Moment zu verschieben, in dem gerade nichts brennt. Dieser Moment kommt nicht. Trotzdem ist das Zögern der Kommunen keine Ausrede. Es ist eine ehrliche Rechnung, und wer sie nicht macht, scheitert später an genau diesen drei Punkten.
Was das in einem KMU heisst
Ein Treuhandbüro hat keine dreihundert Fachverfahren. Es hat vielleicht fünf Programme, auf die es wirklich ankommt: die Treuhandsoftware, die Lohnbuchhaltung, die Fristenkontrolle, dazu Mail und Ablage. In einer Arztpraxis ist es die Praxissoftware, in einer Kanzlei die Kanzleisoftware. Das Muster aus Nettetal wiederholt sich, nur kleiner.
Kleiner heisst allerdings nicht einfacher. Die Kommune hat ein Rechenzentrum im Rücken, Fördergeld und drei Jahre Geduld. Der Betrieb mit fünfzehn Leuten hat meistens niemanden, der sich hauptberuflich um die IT kümmert. Was in der Abfrage «über 40 Prozent ohne Personal» heisst, sind im KMU eher alle.
| Bremse | In der Kommune | Im KMU |
|---|---|---|
| Passung zu bestehenden Systemen | Fast 60 Prozent sagen, quelloffene Programme passten oft nicht | Branchensoftware gibt Vorlagen für Word und Excel aus oder verschickt über Outlook |
| Personal und Wissen | Über 40 Prozent fehlen Leute und Know-how | Meist gibt es keine eigene IT, sondern einen externen Supporter auf Abruf |
| Zeit | Fast drei Jahre für ein einziges Fachverfahren | Der Betrieb kann nicht pausieren, während umgestellt wird |
Ob die Lohnbuchhaltung in Rapperswil läuft oder in Krefeld, spielt dabei keine Rolle. Wer ihre Auswertung nicht mehr öffnen kann, hat dasselbe Problem.
Der Unterschied zur Kommune liegt woanders. Ein KMU muss nicht dreihundert Verfahren umbauen, sondern bei einer Handvoll Programmen klären, ob sie wirklich eine Microsoft-Umgebung brauchen oder nur ein Dateiformat, das auch andere Bürosuiten lesen und schreiben. Diese Klärung ist meistens der grösste Teil der Arbeit, und sie lässt sich vorab machen, ohne dass irgendetwas umgestellt wird.
«Dann betreiben wir es halt selbst»
Diesen Satz höre ich oft, wenn es um quelloffene Software geht. Die c’t hat im September ausprobiert, was er bedeutet. Ein Redakteur installierte die frei verfügbare Community-Ausgabe von openDesk, der Bürosuite, die in Deutschland für die öffentliche Verwaltung entwickelt wird. Er brauchte dafür eine bis anderthalb Wochen, ausschliesslich auf der Kommandozeile, auf einem Kubernetes-Cluster mit rund sechs Prozessorkernen und 32 Gigabyte Arbeitsspeicher.
Die Redaktion empfiehlt diesen Weg nur Leuten, die Linux und Kubernetes beherrschen und ein eigenes Team für Updates und Sicherheit haben. Ab einigen hundert Nutzern reicht ausserdem die Benutzerverwaltung der Community-Ausgabe nicht mehr aus.
Das war ein Fachredakteur mit Testumgebung. Ein Betrieb ohne eigene IT kommt auf diesem Weg nicht weit, und das ist keine Kritik an openDesk. Es ist die Frage, wer den Betrieb übernimmt, wenn er nicht mehr bei Microsoft liegt.
Bleibt man also besser, wo man ist? Ausfälle gibt es bei jedem Anbieter, auch beim Marktführer, wie die weltweite Störung von Exchange Online zwischen dem 31. August und dem 4. September gezeigt hat; der Unterschied ist, dass dort alle gleichzeitig betroffen sind.
Zwischen Selbstbau und Stillstand
Die nordrhein-westfälische Digitalministerin Ina Scharrenbach hat in Teil 1 die eigentliche Frage gestellt: Was ist im Markt tatsächlich verfügbar? Zwischen dem eigenen Server und dem Verbleib beim US-Konzern gibt es inzwischen einen dritten Weg. Anbieter mit Servern in Europa betreiben eine fertige Büroumgebung und übernehmen damit genau den Teil, den ein KMU nicht leisten kann. Welche das sind und wie die c’t sie einordnet, steht in Teil 3. Wie ein erster Schritt ohne Umzug aussieht, steht schon jetzt im Abschluss unserer September-Reihe.
Bis dahin eine Aufgabe, die an die aus Teil 1 anschliesst. Nehmen Sie Ihre Liste der Programme, die eine Microsoft-Umgebung voraussetzen, und schreiben Sie zu jedem einen Namen: Wer im Betrieb weiss, wie dieses Programm mit Word, Excel oder Outlook zusammenhängt? Wo kein Name steht, liegt Ihr eigentliches Risiko. Es liegt nicht bei Microsoft, sondern bei der Frage, wer im Ernstfall umbauen könnte.
Häufige Fragen zum Ablösen von Microsoft 365
Ist Open Source für ein KMU die Lösung?
Nicht automatisch. Quelloffen heisst, dass man den Code einsehen und die Software selbst betreiben darf. Wer das nicht will oder nicht kann, braucht jemanden, der den Betrieb übernimmt. Entscheidend ist, wer die Updates einspielt, wer bei einer Störung erreichbar ist und wo die Daten liegen.
Warum ist die Branchensoftware der Knackpunkt?
Weil sie selten von Microsoft kommt, aber oft Word, Excel oder Outlook voraussetzt. Ob ein Programm nur ein Dateiformat braucht oder eine ganze Microsoft-Umgebung, entscheidet darüber, wie aufwendig ein Wechsel wird.
Muss man alles auf einmal umstellen?
Nein. Nettetal hat mit einem einzigen Fachverfahren angefangen, und der Bund lässt seine neue Plattform zunächst neben Microsoft 365 laufen. Für ein KMU heisst das: ein Programm, ein kleines Team, eine Testphase.
Gilt das auch für die Schweiz?
Die Zahlen stammen aus Nordrhein-Westfalen, die Gründe nicht. Fehlende Leute, Branchensoftware mit Microsoft-Anbindung und ein Betrieb, der nicht pausieren kann, gibt es in Winterthur genauso wie in Krefeld.
Teil 2 von 4 der Reihe «Kein Schweizer Sonderweg». Quellen: WDR, «NRW-Städte wollen von US-Konzernen unabhängig werden», 18. September 2026, Sendung Westpol vom 20. September 2026; c’t 19/2026 und c’t uplink, «Microsoft-Alternativen: Open-Source-Software aus Europa», 12. September 2026; Microsoft-Störungsmeldungen EX1464935 und EX1467029.
