Anwaltsgeheimnis in der Cloud: Mandantendaten in der Schweiz halten.

Mandantenakten und Korrespondenz fallen unter das Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB. Es verpflichtet Sie zur Verschwiegenheit – und es gilt für jede Ablage, in der diese Akten liegen, auch für die digitale. Daneben stehen Personendaten Ihrer Mandantinnen und Mandanten, die das Datenschutzgesetz schützt, und die Daten Ihrer eigenen Kanzlei.

Die IT, in der das alles liegt, ist in vielen Kanzleien gewachsen, nicht geplant: eingerichtet, als es schnell gehen musste, ergänzt, wenn etwas fehlte. Wer welche Zugriffe hat, ist oft nicht mehr genau bekannt. Ein Wechsel ist die Gelegenheit, das zu ordnen.

Microsoft und Google betreiben Rechenzentren in Europa, und für viele Kunden liegen die Daten auch dort. Entscheidend ist etwas anderes: Beide sind Unternehmen mit Sitz in den USA. Der US CLOUD Act von 2018 verpflichtet sie, Daten auf Anordnung von US-Behörden herauszugeben – unabhängig davon, in welchem Land der Server steht. Das ist kein Vorwurf an die beiden. Es ist ihre Rechtslage.

Für eine Kanzlei heisst das: Auf Mandantenakten kann eine Behörde zugreifen, die nicht an das Schweizer Berufsgeheimnis gebunden ist – und Sie erfahren davon nicht zwingend. Ein Schweizer Anbieter ohne Muttergesellschaft in den USA unterliegt diesem Gesetz nicht. Für ihn gilt das Schweizer Recht.

Kanzleisoftware und Dokumentenmanagement

Entscheidend ist, wo die Software heute läuft. Betreibt der Hersteller sie selbst und Sie nutzen sie im Browser, bleibt sie normalerweise dort. Läuft sie auf einem eigenen oder gemieteten Server, kann sie – sofern der Hersteller das unterstützt – auf einen Server bei Infomaniak umziehen. Dann liegen auch diese Akten in der Schweiz. Ob das sinnvoll ist, klären wir in der Bestandesaufnahme; den Umzug koordiniere ich mit dem Hersteller.

Wer heute ohne eigenes Dokumentenmanagement arbeitet, legt die Akten in kDrive ab: ein Ordner pro Mandat, Zugriffe pro Person, gemeinsam nutzbar mit Outlook und den Office-Programmen.

Vertrag zur Auftragsbearbeitung

Wer Personendaten durch einen Dritten bearbeiten lässt, braucht dafür eine vertragliche Grundlage (Art. 9 DSG). Infomaniak stellt dafür eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung bereit. Sie schliessen sie mit Infomaniak ab; ich sorge dafür, dass sie abgeschlossen und bei Ihren Unterlagen abgelegt ist.

Aufräumen gehört dazu

Der Wechsel ist der Moment, in dem Konten, Zugriffe und Ablagen geordnet werden. Konten ohne erkennbaren Zweck verschwinden, Zugriffe werden pro Mandat und Person vergeben. Danach weiss Ihre Kanzlei, wer worauf zugreift – und kann es belegen.

Ich erkläre im Video, was sich für eine Kanzlei mit dem Wechsel zu Infomaniak ändert und was gleich bleibt.

Am Anfang stehen eine Bestandesaufnahme und Abstimmungsgespräche mit den Verantwortlichen: welche Dienste im Einsatz sind, wie viele Menschen damit arbeiten, wo die Akten liegen und wie viele es davon gibt. Daraus entstehen ein Konzept und eine verbindliche Offerte.

Die Migration selbst läuft im Hintergrund. Ihre Kanzlei arbeitet währenddessen normal weiter, Ihre Mandantinnen und Mandanten merken vom Wechsel nichts. Zum Schluss schule ich Anwältinnen, Anwälte und Sekretariat – an Ihren eigenen Postfächern und Ablagen. Danach bin ich weiter erreichbar.

Was ich nicht mache: Ich installiere keine Hardware, arbeite nicht vor Ort und installiere keine Software auf Systemen ausserhalb von Infomaniak. Ihre Kanzleisoftware bleibt in der Hand ihres Herstellers – ob sie dort bleibt oder auf einen Server bei Infomaniak zieht, koordiniere ich mit ihm.

Wie eine Migration abläuft und wie lange sie dauert, steht ausführlich auf der Seite Der 5-Schritte Migrationsprozess. Was sie kostet, finden Sie unter Cloud Migration Kosten Schweiz – inklusive Rechner.

Infomaniak ist ein unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Genf, 1994 gegründet und mehrheitlich im Besitz seiner Mitarbeitenden. Es plant, baut und betreibt seine Rechenzentren in der Schweiz selbst; die Daten seiner Kunden werden ausschliesslich in der Schweiz gehostet und verarbeitet.

Für Ihre Kanzlei heisst das: Mail, Akten, Kalender, Videokonferenzen und Chat kommen aus einer Hand, der kSuite. Ihr Abonnement schliessen Sie direkt mit Infomaniak ab, wie heute mit Microsoft oder Google. Ich richte ein, migriere und schule – die Infrastruktur gehört Ihnen und Infomaniak, nicht mir.

• «Verletzt die Nutzung von Microsoft 365 das Anwaltsgeheimnis?»

  Nicht automatisch. Aber Microsoft untersteht als US-Unternehmen dem CLOUD Act und muss Daten auf Anordnung von US-Behörden herausgeben, auch ohne Schweizer Gerichtsentscheid. Ob Sie dieses Risiko für Mandantenakten tragen wollen, entscheiden Sie. Ein Schweizer Anbieter ohne US-Muttergesellschaft nimmt es Ihnen ab.

• «Kann ich weiterhin mit Outlook arbeiten?»

  Ja. kMail funktioniert mit Outlook; es wechselt der Server, nicht das Programm, mit dem Sie arbeiten. Wer möchte, nutzt stattdessen die Weboberfläche der kSuite.

• «Was passiert mit bestehenden Mail-Archiven?»

  Sie ziehen mit: Ordnerstruktur, gesendete Nachrichten und Anhänge. Archive, die heute als Outlook-Datei auf einem Rechner liegen, nehmen wir in der Bestandesaufnahme auf und übertragen sie ebenfalls.

• «Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung?»

  Ja. Wer Personendaten durch einen Dritten bearbeiten lässt, braucht eine vertragliche Grundlage. Infomaniak stellt dafür eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung bereit; ich sorge dafür, dass sie abgeschlossen und bei Ihren Unterlagen abgelegt ist.

• «Bleibt meine E-Mail-Adresse?»

  Ja. Ihre Domäne und alle Adressen bleiben. Es wechselt nur der Server dahinter; die Umstellung der Einträge übernehme ich. Für Ihre Mandantinnen und Mandanten ändert sich nichts.