Die Daten Ihrer Klientinnen und Klienten in die Schweiz holen.

Wohn- und Arbeitsangebote, Begleitung und Integration, Beratungs- und Fachstellen, Hilfswerke, Vereine, Verbände, gemeinnützige Stiftungen. Die Systeme betreut meist ein externer Informatiker oder jemand aus dem Team nebenbei. Die Geschäftsleitung beantragt, der Vorstand oder Stiftungsrat entscheidet.

Was in Ihrem Haus liegt

Klientendossiers und Betreuungsberichte enthalten Angaben zur Gesundheit und zur Lebenssituation von Menschen. Das Datenschutzgesetz zählt Daten über die Gesundheit und über Massnahmen der sozialen Hilfe zu den besonders schützenswerten Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG). Dazu kommen Spenderinnen und Spender, Mitglieder, Förderstellen, das Personal – alles Daten, die Ihnen Menschen im Vertrauen gegeben haben.

Die IT, in der diese Daten liegen, ist bei den meisten Organisationen gewachsen, nicht geplant: vor Jahren eingerichtet, mit Konten, deren Zweck niemand mehr genau kennt. Wer welche Zugriffe hat, ist oft unklar. Das ist kein Versäumnis, es ist der Normalfall – und ein Wechsel ist die Gelegenheit, es zu ordnen.

Microsoft und Google betreiben Rechenzentren in Europa, und für viele Kunden liegen die Daten auch dort. Entscheidend ist etwas anderes: Beide sind Unternehmen mit Sitz in den USA. Der US CLOUD Act von 2018 verpflichtet sie, Daten auf Anordnung von US-Behörden herauszugeben – unabhängig davon, in welchem Land der Server steht. Das ist kein Vorwurf an die beiden. Es ist ihre Rechtslage.

Ein Schweizer Anbieter ohne Muttergesellschaft in den USA unterliegt diesem Gesetz nicht. Für ihn gilt das Schweizer Datenschutzgesetz. Für Sie heisst das: Sie wissen, wer auf die Daten Ihrer Klientinnen und Klienten zugreifen kann, und Sie können es Ihrem Vorstand in einem Satz erklären.

Viele Organisationen merken an diesem Punkt, dass ihre Werkzeuge nicht zu ihren Werten passen. Wer sich für Teilhabe, Schutz oder Umwelt einsetzt, möchte die eigenen Daten nicht einer fremden Rechtsordnung überlassen. Das lässt sich ändern, ohne dass Ihr Team seinen Alltag ändert.

Fachsoftware: bleiben oder mitziehen

Entscheidend ist, wo die Software heute läuft. Betreibt der Hersteller sie selbst und Sie nutzen sie im Browser, bleibt sie normalerweise dort. Läuft sie auf einem eigenen oder gemieteten Server, kann sie – sofern der Hersteller das unterstützt – auf einen Server bei Infomaniak umziehen. Dann liegen auch diese Daten in der Schweiz. Ob das sinnvoll ist, klären wir in der Bestandesaufnahme; den Umzug koordiniere ich mit dem Hersteller.

Aufräumen gehört dazu

Der Wechsel ist der Moment, in dem Konten, Zugriffe und Ablagen geordnet werden. Konten ohne erkennbaren Zweck verschwinden, Zugriffe werden neu vergeben, die Ablage bekommt eine Struktur, die zu Ihrer Arbeit passt. Danach weiss Ihre Organisation, wer worauf zugreift – und kann es belegen.

Auf Wunsch weiter

Eine strukturierte Ablage für Klienten- oder Fallunterlagen in kDrive. Oder ein CRM in der Schweizer Cloud (EspoCRM) für Kontakte, Spenderinnen und Spender und Mitglieder – betrieben bei Infomaniak, nicht bei einem US-Anbieter.

Am Anfang stehen eine Bestandesaufnahme und Abstimmungsgespräche mit den Verantwortlichen: welche Dienste im Einsatz sind, wie viele Menschen damit arbeiten, wo die Daten liegen und wie viel es davon gibt. Daraus entstehen ein Konzept und eine verbindliche Offerte – die Unterlage, die Sie Ihrem Vorstand oder Stiftungsrat vorlegen.

Die Migration selbst läuft im Hintergrund. Ihr Team arbeitet währenddessen normal weiter. Zum Schluss schule ich die Mitarbeitenden – an Ihren eigenen Postfächern und Ablagen, nicht an Beispielen aus dem Lehrbuch. Danach bin ich weiter erreichbar.

Was ich nicht mache: Ich installiere keine Hardware, arbeite nicht vor Ort und installiere keine Software auf Systemen ausserhalb von Infomaniak. Ihre Fachsoftware bleibt in der Hand ihres Herstellers – ob sie dort bleibt oder auf einen Server bei Infomaniak zieht, koordiniere ich mit ihm.

Wie eine Migration abläuft und wie lange sie dauert, steht ausführlich auf der Seite Der 5-Schritte Migrationsprozess. Was sie kostet, finden Sie unter Cloud Migration Kosten Schweiz – inklusive Rechner.

Infomaniak ist ein unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Genf, 1994 gegründet und mehrheitlich im Besitz seiner Mitarbeitenden. Es plant, baut und betreibt seine Rechenzentren in der Schweiz selbst; die Daten seiner Kunden werden ausschliesslich in der Schweiz gehostet und verarbeitet. Das neueste Rechenzentrum in Genf gibt seine Abwärme vollständig ins Fernwärmenetz des Kantons ab.

Für Ihre Organisation heisst das: Mail, Dateien, Kalender, Videokonferenzen und Chat kommen aus einer Hand, der kSuite. Ihr Abonnement schliessen Sie direkt mit Infomaniak ab, wie heute mit Microsoft oder Google. Ich richte ein, migriere und schule – die Infrastruktur gehört Ihnen und Infomaniak, nicht mir.

• «Wir bekommen Microsoft 365 als Non-Profit vergünstigt.»

  Das stimmt, und das Argument nehme ich ernst. Der Wechsel ist keine Preisfrage, sondern die Frage, wo die Daten Ihrer Klientinnen und Klienten liegen und wer darauf zugreifen kann. Ob er sich für Ihre Organisation rechnet, gehen wir im Gespräch mit Ihren Zahlen durch – nicht mit einer Tabelle auf einer Website.

• «Unser Team ist nicht technikaffin.»

  Das muss es nicht sein. Die Schulung ist fester Teil des Projekts, auf Deutsch und am Arbeitsalltag ausgerichtet: Mail lesen und beantworten, Dateien ablegen und teilen, Termine eintragen. Wer heute mit Outlook arbeitet, findet sich in kMail zurecht.

• «Wir haben keine Zeit für ein IT-Projekt.»

  Die Migration läuft im Hintergrund. Der Aufwand liegt vor allem in der Bestandesaufnahme, in Abstimmungsgesprächen mit den Verantwortlichen, in Fragekatalogen und in der Freigabe durch Ihr Gremium. Den Rest übernehme ich.

• «Unsere Fachsoftware muss weiterlaufen.»

  Sie läuft weiter. Vom Wechsel betroffen sind Mail, Dateien, Kalender und Kontakte. Klienten-, Fall- oder Buchhaltungssoftware bleibt, wo sie heute läuft – oder zieht, wenn Sie das wünschen und der Hersteller es unterstützt, auf einen Server bei Infomaniak. Den Umzug koordiniere ich mit dem Hersteller.