Cloud für Treuhänder: Mandantendaten in der Schweiz halten.

Buchhaltungen, Steuererklärungen, Lohnabrechnungen, Vermögensverhältnisse: Was Ihre Mandanten Ihnen anvertrauen, wissen oft nicht einmal ihre engsten Mitarbeitenden. Aus dem Auftragsrecht schulden Sie getreue Ausführung (Art. 398 OR), und dazu gehört Verschwiegenheit. Wer geheime Personendaten, die er im Beruf erfahren hat, vorsätzlich offenbart, macht sich zudem strafbar (Art. 62 DSG).

Die IT, in der das alles liegt, ist in vielen Kanzleien gewachsen, nicht geplant: Dossiers im Mailpostfach, Belege auf einem Laufwerk, Auswertungen in einer Cloud, die jemand vor Jahren eingerichtet hat. Wer welche Zugriffe hat, ist oft nicht mehr genau bekannt. Ein Wechsel ist die Gelegenheit, das zu ordnen.

Microsoft und Google betreiben Rechenzentren in Europa, und für viele Kunden liegen die Daten auch dort. Entscheidend ist etwas anderes: Beide sind Unternehmen mit Sitz in den USA. Der US CLOUD Act von 2018 verpflichtet sie, Daten auf Anordnung von US-Behörden herauszugeben – unabhängig davon, in welchem Land der Server steht. Das ist kein Vorwurf an die beiden. Es ist ihre Rechtslage.

Für eine Treuhandkanzlei heisst das: Auf Buchhaltungen und Steuerdossiers Ihrer Mandanten kann eine Behörde zugreifen, die nicht an Schweizer Recht gebunden ist – und Sie erfahren davon nicht zwingend. Ein Schweizer Anbieter ohne Muttergesellschaft in den USA unterliegt diesem Gesetz nicht. Für ihn gilt das Schweizer Recht.

Wechselt zu Infomaniak	Bleibt – oder zieht auf Wunsch mit
E-Mail samt Ordnerstruktur und Archiven (kMail)	Buchhaltungs- und Treuhandsoftware: bleibt beim Hersteller oder wechselt auf einen Server bei Infomaniak
Dossiers, Belege und Auswertungen (kDrive)	Lohn- und Steuersoftware: bleibt oder wechselt den Server, wie oben
Kalender, Fristen und Kontakte	E-Banking und die Portale der Steuerverwaltungen
Videokonferenzen (kMeet)	Ihre E-Mail-Adressen – sie ziehen mit um
Chat im Team (kChat)	Der Kanzleibetrieb während der Migration

Buchhaltungs- und Treuhandsoftware

Entscheidend ist, wo die Software heute läuft. Betreibt der Hersteller sie selbst und Sie nutzen sie im Browser, bleibt sie normalerweise dort. Läuft sie auf einem eigenen oder gemieteten Server, kann sie – sofern der Hersteller das unterstützt – auf einen Server bei Infomaniak umziehen. Dann liegen auch diese Daten in der Schweiz. Ob das sinnvoll ist, klären wir in der Bestandesaufnahme; den Umzug koordiniere ich mit dem Hersteller.

Aufbewahrung

Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR) – Ihre eigenen und, je nach Mandat, die Ihrer Mandanten. Beim Wechsel ziehen Mail-Archive und Ablagen vollständig mit. Archive, die heute als Datei auf einem Rechner liegen, nehmen wir in der Bestandesaufnahme auf und übertragen sie ebenfalls.

Vertrag zur Auftragsbearbeitung

Wer Personendaten durch einen Dritten bearbeiten lässt, braucht dafür eine vertragliche Grundlage (Art. 9 DSG). Infomaniak stellt dafür eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung bereit. Sie schliessen sie mit Infomaniak ab; ich sorge dafür, dass sie abgeschlossen und bei Ihren Unterlagen abgelegt ist.

Aufräumen gehört dazu

Der Wechsel ist der Moment, in dem Konten, Zugriffe und Ablagen geordnet werden. Konten ohne erkennbaren Zweck verschwinden, Zugriffe werden pro Mandat und Person vergeben. Danach weiss Ihre Kanzlei, wer worauf zugreift – und kann es Mandanten und Revisoren gegenüber belegen.

Steuerdossiers hier, Jahresabschlüsse dort, Mails irgendwo anders: Ich zeige im Video, wie eine Treuhandkanzlei ihre Daten zusammenführt und in die Schweizer Cloud von Infomaniak bringt.

Am Anfang stehen eine Bestandesaufnahme und Abstimmungsgespräche mit den Verantwortlichen: welche Dienste im Einsatz sind, wie viele Menschen damit arbeiten, wo Dossiers und Archive liegen. Daraus entstehen ein Konzept und eine verbindliche Offerte.

Die Migration selbst läuft im Hintergrund. Ihre Kanzlei arbeitet währenddessen normal weiter, auch mitten im Abschluss- oder Steuerjahr. Zum Schluss schule ich Ihr Team – an den eigenen Postfächern und Ablagen. Danach bin ich weiter erreichbar.

Was ich nicht mache: Ich installiere keine Hardware, arbeite nicht vor Ort und installiere keine Software auf Systemen ausserhalb von Infomaniak. Ihre Buchhaltungs- und Treuhandsoftware bleibt in der Hand ihres Herstellers – ob sie dort bleibt oder auf einen Server bei Infomaniak zieht, koordiniere ich mit ihm.

Wie eine Migration abläuft und wie lange sie dauert, steht ausführlich auf der Seite Der 5-Schritte Migrationsprozess. Was sie kostet, finden Sie unter Cloud Migration Kosten Schweiz – inklusive Rechner.

Infomaniak ist ein unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Genf, 1994 gegründet und mehrheitlich im Besitz seiner Mitarbeitenden. Es plant, baut und betreibt seine Rechenzentren in der Schweiz selbst; die Daten seiner Kunden werden ausschliesslich in der Schweiz gehostet und verarbeitet.

Für Ihre Kanzlei heisst das: Mail, Dossiers, Kalender, Videokonferenzen und Chat kommen aus einer Hand, der kSuite. Ihr Abonnement schliessen Sie direkt mit Infomaniak ab, wie heute mit Microsoft oder Google. Ich richte ein, migriere und schule – die Infrastruktur gehört Ihnen und Infomaniak, nicht mir.

• «Ist Microsoft 365 für eine Treuhandkanzlei zulässig?»

  Nicht automatisch unzulässig. Aber Microsoft untersteht als US-Unternehmen dem CLOUD Act und muss Daten auf Anordnung von US-Behörden herausgeben, auch ohne Schweizer Gerichtsentscheid. Ob Sie dieses Risiko für Buchhaltungen, Steuerdossiers und Lohndaten Ihrer Mandanten tragen wollen, entscheiden Sie. Ein Schweizer Anbieter ohne US-Muttergesellschaft nimmt es Ihnen ab.

• «Kann ich meine Buchhaltungs- und Treuhandsoftware weiter nutzen?»

  Ja. Vom Wechsel betroffen sind Mail, Dokumente, Kalender und Kontakte. Ihre Fachsoftware bleibt beim Hersteller oder zieht, wenn Sie das wünschen und der Hersteller es unterstützt, auf einen Server bei Infomaniak. Den Umzug koordiniere ich mit dem Hersteller.

• «Was passiert mit archivierten Belegen und Mails?»

  Sie ziehen vollständig mit. Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR); beim Wechsel geht nichts verloren, was aufbewahrt werden muss. Welche Archive es gibt und wo sie heute liegen, halten wir in der Bestandesaufnahme fest.

• «Wie tausche ich Dokumente mit meinen Mandanten aus?»

  Statt Unterlagen als Mail-Anhang zu verschicken, teilen Sie sie über einen Link aus kDrive; die Datei bleibt dabei in der Schweiz. Wie Ihre Mandanten Ihnen Belege einreichen, regeln wir in der Bestandesaufnahme.

• «Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung?»

  Ja. Wer Personendaten durch einen Dritten bearbeiten lässt, braucht eine vertragliche Grundlage. Infomaniak stellt dafür eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung bereit; ich sorge dafür, dass sie abgeschlossen und bei Ihren Unterlagen abgelegt ist.