Die Stadt Zürich, rund 30’000 Arbeitsplätze, will seit Jahren raus aus Microsoft 365. Im Mai 2026 hat sie den Ausstieg verschoben. Nicht weil die Alternative schlecht wäre, sondern weil die quelloffene Lösung Opendesk noch nicht alles abdeckt, was eine ganze Stadtverwaltung braucht: Telefonie, Betriebsautomatisierung, Cybersecurity für Zehntausende. Ein Praxistest läuft dieses Jahr. Wer hier die Frage stellt – welche Microsoft-Alternative ist sicher in der Schweiz und deckt trotzdem den vollen Umfang ab –, bekommt in Zürich eine ehrliche Antwort: Noch nicht ganz.
Das klingt nach einem schlechten Tag für alle, die weg von Microsoft wollen. Ist es aber nicht. Denn Zürich scheitert nicht am Ziel. Zürich scheitert am Zuschnitt. Und genau dieser Zuschnitt ist der Grund, warum Ihre Agentur oder Ihre Beratung ein Problem gar nicht hat, das eine Stadt mit 30’000 Bildschirmen jahrelang beschäftigt.
Was Zürich zu tragen hat – und Sie nicht
Eine Stadtverwaltung ist kein grosses Büro. Sie ist eine Telefonzentrale, eine Fachanwendungs-Landschaft für Einwohnerkontrolle, Steuern und Bau, ein Rechenzentrum, ein Sicherheitsbetrieb – alles gleichzeitig, alles verzahnt, alles für Zehntausende. Wer das in einem Zug ersetzen will, ersetzt nicht ein Werkzeug, sondern ein Nervensystem. Kein Wunder, dass ein Praxistest sinnvoller ist als ein Stichtag.
Eine Agentur oder ein Beratungshaus mit fünf bis fünfzig Leuten trägt nichts davon. Ihr digitaler Kern ist überschaubar und immer derselbe: E-Mail, ein Ort für Dateien, ein Weg, grosse Dateien mit Kundinnen und Kunden zu teilen, Videokonferenzen, ein Kalender, Dokumente. Das ist kein Nervensystem einer Grossverwaltung. Das ist ein Arbeitsplatz, den man in Etappen zügeln kann, ohne dass ein einziger Kunde etwas davon merkt.
Der wunde Punkt der Kreativ- und Beratungsbranche liegt woanders
Agenturen und Beratungen verwalten selten die eigenen Daten als das Wertvollste. Das Wertvollste sind die Daten der anderen. Der noch nicht lancierte Produktname. Die Kampagne vor dem Go. Die Zahlen aus der Due Diligence. Das Strategiepapier, das die Konkurrenz nicht sehen darf. Diese Dinge wandern täglich durch Postfächer, geteilte Ordner und Dateidienste – und in vielen Häusern liegen genau diese Dienste bei einem US-Anbieter, ohne dass jemand die Frage je bewusst entschieden hätte.
Das wird zunehmend zum Thema im Pitch, nicht erst im Kleingedruckten. Kunden aus regulierten Branchen – Banken, Versicherer, Pharma, Anwaltskanzleien, öffentliche Hand – fragen inzwischen beim Onboarding: Wo liegen unsere Daten, wenn sie bei euch bearbeitet werden? Wer hat Zugriff? Wer eine Auftragsbearbeitung nach revidiertem Datenschutzgesetz und DSGVO sauber zusichern will, muss auch für seine Unterbeauftragten geradestehen. Sitzt der Dateidienst unter US-Recht, steht diese Zusicherung auf wackligem Grund. Eine Agentur, die stattdessen sagen kann «Ihre Daten bleiben in der Schweiz, unter Schweizer Recht, ohne Zugriff aus dem Ausland», gewinnt Vertrauen – und manchmal das Mandat.
«Ohne Microsoft geht nichts» – stimmt gerade in Ihrer Branche nicht
Der häufigste Reflex lautet: Ohne Microsoft läuft der Laden nicht. Ausgerechnet in der Kreativ- und Beratungsbranche stimmt das am wenigsten. Wer täglich mit Adobe, Figma, Canva, einem Videoschnitt-Programm und drei verschiedenen Chat-Tools arbeitet, lebt längst in einer bunten Werkzeugwelt und nicht in einem geschlossenen Microsoft-Kosmos. Der harte Kern, an dem wirklich alles hängt, ist kleiner, als er sich anfühlt: verlässliche E-Mail, ein sicherer Ort für Dateien, ein sauberer Weg, mit Kunden und Freelancern zu teilen, Meetings, Dokumente.
Dass die Verwaltungen ihren Kern durchaus ersetzen können, zeigt Mecklenburg-Vorpommern: Dort ersetzt die Landesverwaltung SharePoint durch eine Plattform auf Nextcloud-Basis, 5’000 Mitarbeitende arbeiten schon damit, 50’000 sind geplant – inklusive Chat und Videokonferenzen. Wenn eine Landesverwaltung ihren geteilten Speicher umziehen kann, ohne dass der Betrieb stillsteht, dann kann es eine Agentur erst recht.
«Alternativen sind Bastellösungen» – ein neutraler Test sagt etwas anderes
Der zweite Einwand: Schweizer Alternativen seien nett gemeint, aber Bastelei. Dazu muss man nicht mir glauben. Der Fachdienst InfoSwitch hat die kSuite von Infomaniak nach sechs Monaten Praxisbetrieb bewertet – unabhängig, nicht in meinem Auftrag. Das Ergebnis ist eine gute Grundlage für eine nüchterne Entscheidung.
| Bewertet (InfoSwitch, 6-Monats-Praxistest 2026) | Ergebnis |
|---|---|
| Gesamteindruck | 4 von 5 |
| E-Mail (kMail) | 4,5 von 5 |
| Sicherheit | 5 von 5 – «besser als alle GAFAM» |
| Preis | rund 40 % günstiger als Google Workspace |
| Chat (kChat) | 3,5 von 5 – noch ausbaufähig |
| Office bei komplexen Makros | Grenzen bei sehr makrolastigen Excel-Dateien |
Das ist keine Werbung, das ist eine Landkarte mit ehrlichen Grenzen. Für eine Agentur heisst das konkret: E-Mail und Dateiablage sind stark, die Sicherheit ist es besonders – genau die Punkte, an denen Kundenvertrauen hängt. Wer sein halbes Geschäft in riesigen Excel-Makro-Modellen betreibt, prüft diesen einen Punkt vorher; die meisten Kreativ- und Beratungshäuser tun das nicht. Für den Alltag mit Texten, Präsentationen und Tabellen bearbeitet man Dokumente mit OnlyOffice direkt im Browser – und wer an Word und PowerPoint hängt, arbeitet hybrid einfach weiter damit.
«Wechseln heisst Big Bang» – Zürich beweist das Gegenteil
Der dritte Einwand widerlegt sich durch die Geschichte, mit der dieser Text beginnt. Zürich verschiebt nicht das Ziel, Zürich verschiebt den Kraftakt, alles auf einmal zu ersetzen. Wer in Etappen denkt, ist längst unterwegs – Mecklenburg-Vorpommern arbeitet heute mit 5’000 Nutzern auf der neuen Plattform, während der Rest folgt.
Für eine Agentur sieht diese Etappe handlich aus. Man beginnt dort, wo der Nutzen sofort sichtbar und das Risiko klein ist – oft bei der Dateiablage und beim Teilen mit Kunden, weil dort das Vertrauensargument am stärksten wirkt. E-Mail folgt, wenn die Grundlage steht. Alte und neue Umgebung laufen eine Weile parallel, bis alle sicher sind. Der Betrieb bleibt jederzeit arbeitsfähig, kein Kunde wartet, niemand wird ins kalte Wasser geworfen.
Was hinter der Schweizer Lösung steht
Ich arbeite dafür mit der kSuite von Infomaniak – kMail für die geschäftliche E-Mail, kDrive für Dateiablage und das Teilen mit Kunden und Freelancern, kMeet für Videokonferenzen. Betrieben wird das in eigenen Rechenzentren in Genf und Winterthur, ohne US-Hyperscaler im Hintergrund. Der Gründer hat die Stimmrechtsmehrheit an eine gemeinnützige Stiftung übertragen; das Unternehmen lässt sich nicht einfach aufkaufen, und niemand kann Ihnen von einem anderen Kontinent aus den Schalter umlegen. Für ein Haus, das vom Vertrauen seiner Kunden lebt, ist das kein technisches Detail, sondern ein Verkaufsargument.
Zwei der grossen Umzüge dieses Jahres – der Kanton Genf mit seiner Souveränitätsstrategie und die Wechsel in Europa – habe ich im ersten Teil dieser Serie mit Zahlen und Quellen zusammengetragen. Und wer wissen will, wie man dieselbe Kontrolle auch beim Einsatz von künstlicher Intelligenz behält, findet die Antwort in unserem Beitrag zu klaren Datenregeln bei KI. Wie eine Agentur das konkret umsetzt, steht auf der Branchenseite für Agenturen und Beratungen.
Wenn Sie wissen möchten, welche Ihrer Kundendaten heute durch fremde Clouds laufen, biete ich einen kostenlosen Cloud-Risiko-Check und ein Erstgespräch von 20 Minuten an.
Dieser Beitrag ist Teil 2 einer dreiteiligen Serie über den Aufbruch in die souveräne Cloud. In Teil 3 folgt der Kopierplan fürs KMU: der konkrete 90-Tage-Pfad, mit dem eine Agentur oder Beratung übernimmt, was Genf mit einem ganzen Strategiepapier regelt.
Häufige Fragen: Welche Microsoft-Alternative ist sicher in der Schweiz?
Welche Microsoft-Alternative ist sicher in der Schweiz für Agenturen?
Für den Arbeits-Stack einer Agentur oder Beratung – E-Mail, Dateiablage, Teilen mit Kunden, Meetings, Dokumente – ist die kSuite von Infomaniak eine sichere Schweizer Alternative: betrieben in Genf und Winterthur, unter Schweizer Recht, ohne US-Hyperscaler. Ein unabhängiger Praxistest bewertete die Sicherheit mit 5 von 5. Für sehr makrolastige Excel-Prozesse empfiehlt sich ein kurzer Vorabtest.
Warum hat Zürich seinen Microsoft-365-Ausstieg verschoben?
Weil die quelloffene Alternative Opendesk noch nicht alle Funktionen einer ganzen Stadtverwaltung abdeckt – insbesondere Telefonie, Betriebsautomatisierung und Cybersecurity für rund 30’000 Arbeitsplätze. Zürich testet 2026 im Praxisbetrieb. Der Grund ist der Umfang einer Grossverwaltung, nicht ein Mangel an sicheren Alternativen für kleinere Betriebe.
Muss meine Agentur beim Wechsel den Betrieb unterbrechen?
Nein. Ein Wechsel läuft in Etappen, nicht als Big Bang. Man beginnt bei einem Baustein mit klarem Nutzen und geringem Risiko – oft bei Dateiablage und Kunden-Sharing – und lässt alte und neue Umgebung eine Weile parallel laufen. So bleibt das Haus jederzeit arbeitsfähig, und kein Kundenprojekt gerät ins Stocken.
Kann ich Word, Excel und PowerPoint weiter nutzen?
Ja. Wer die gewohnten Microsoft-Formate braucht, arbeitet hybrid weiter damit. Parallel steht mit OnlyOffice eine Bearbeitung direkt in der Schweizer Dateiablage bereit – im Browser, ohne Installation. Die Umstellung betrifft das Fundament, auf dem Ihre Daten liegen, nicht die täglichen Handgriffe im Team.
