Wer seinen Betrieb aus Microsoft 365 herausholt, kommt irgendwann an einen Punkt, an dem es stockt. Die E-Mail läuft. Die Dateien liegen in der Schweiz. Kalender umgezogen, Videokonferenzen auch. Und dann fragt jemand am Tisch: und wo führen wir eigentlich die Kunden?
Darauf hat Infomaniak keine Antwort. Die kSuite bringt Mail, Drive, Kalender, Meetings und Office mit — ein CRM ist nicht dabei. Wer sein CRM selbst hosten will, muss es also selbst hinstellen. Genau das haben wir getan.
Das ist kein Geheimnis und auch kein Vorwurf. Es ist schlicht nicht das Feld, auf dem Infomaniak spielt. Für uns war es trotzdem ein Problem. Denn ausgerechnet an der Stelle, an der die heikelsten Daten liegen, sollte der Weg nicht auf einem amerikanischen Server enden.
Ein CRM ist der schlechteste Ort für einen Kompromiss
In einem CRM stehen nicht nur Adressen. In einem CRM steht, wer wann was gesagt hat. Welcher Kunde beim Preis gezuckt hat. Welches Mandat wackelt. Wer im Rennen ist und wer nicht mehr. Wer Zugriff auf ein gepflegtes CRM hat, kennt ein Unternehmen besser als die meisten seiner Mitarbeitenden.
Bei Anwälten, Ärzten, Treuhändern, Agenturen und Beratungsgesellschaften kommt etwas dazu, das schwerer wiegt als jede Geschäftszahl: fremde Daten. Mandanten, Patientinnen, Klienten, Auftraggeber. Berufsgeheimnis auf der einen Seite, Vertraulichkeitsvereinbarungen auf der anderen. Wer diese Angaben in ein System legt, dessen Betreiber einem ausländischen Herausgabegesetz untersteht, hat ein Problem — auch dann, wenn nie jemand danach fragt.
Also haben wir uns eines hingestellt. Nicht als Studie, sondern als das System, mit dem wir seither täglich arbeiten.
CRM selbst hosten: EspoCRM auf einem Server bei Infomaniak
Die Wahl fiel auf EspoCRM, ein quelloffenes CRM. Es läuft auf einem eigenen VPS bei Infomaniak, in einem Schweizer Rechenzentrum. Eigene Instanz, eigene Datenbank, eigenes Zertifikat. Kein geteilter Mandant, bei dem man auf gut Glück annimmt, dass die Trennung schon hält.
Damit kein falscher Eindruck entsteht: Ich habe EspoCRM nicht selbst programmiert, aber ich habe es auf einem eigenen Server bei Infomaniak installiert. Die Software gibt es seit Jahren, sie wird von einer aktiven Entwicklergemeinschaft gepflegt und ist ausgereift. Meine Arbeit besteht darin, sie aufzusetzen, auf den jeweiligen Betrieb zuzuschneiden — Felder, Ansichten, Rollen, Abläufe — und sie anschliessend mit kSuite, kDrive und den übrigen Komponenten zu verbinden. Dort liegt der Aufwand. Und dort entscheidet sich auch, ob ein CRM im Alltag benutzt wird oder nach vier Wochen verstaubt.
Das ist der eigentliche Punkt, und er geht in Diskussionen über Funktionen gern unter: Nicht die Programmoberfläche macht ein System souverän, sondern der Ort, an dem die Datenbank liegt, und die Frage, wer sie herausverlangen kann.
Wie sind die Komponenten verbunden?
Ein CRM, das neben allem anderen steht, benutzt nach drei Wochen niemand mehr. Es muss dort auftauchen, wo ohnehin gearbeitet wird. Genau daran haben wir die meiste Zeit verbracht.
Die E-Mail ist beidseitig verbunden. Was über die Infomaniak-Adresse ein- und ausgeht, hängt am richtigen Kontakt — ohne dass jemand etwas verschiebt oder kopiert. Wer einen Datensatz öffnet, sieht die Korrespondenz der letzten Monate an einem Ort, statt sie aus drei Postfächern zusammenzusuchen.
Die Kalender laufen zusammen. Ein Termin, den ich im CRM setze, steht in der kSuite, und umgekehrt. Dasselbe gilt für die Aufgaben: eine Liste, nicht zwei, die sich gegenseitig widersprechen. Auch die Kontakte gleichen sich ab, damit die Nummer auf dem Telefon dieselbe ist wie die im System.
Dokumente liegen in kDrive und sind am Kundendatensatz verlinkt. Die Offerte, der Vertrag, das unterschriebene Protokoll — alles beim Kunden, nicht in einem Ordner, dessen Logik nur der Erfinder kennt. Und wenn ein Termin ein Gespräch braucht, entsteht der kMeet-Link direkt aus dem Termin heraus. Kein fremder Videodienst, der nebenbei protokolliert, wer wie lange mit wem gesprochen hat.
Wer sich auf der Website meldet, landet als Lead im CRM. Ohne Fremd-Tracker dazwischen, der die Anfrage gleich noch für eigene Zwecke auswertet. Und der Newsletter ist angebunden, sodass Abmeldungen, Anmeldungen und Zustellprobleme dort ankommen, wo sie hingehören.
| Bereich | Wo die Daten bei Infomaniak liegen | Wo sie im EspoCRM erscheinen | Was das im Alltag heisst |
|---|---|---|---|
| kMail-Postfach | Mailverlauf am Kontakt | Korrespondenz hängt am Kunden, nicht im Postfach | |
| Kalender | kSuite-Kalender | Termine am Datensatz | Ein Termin, auf beiden Seiten sichtbar |
| Aufgaben | kSuite-Aufgaben | Aufgaben am Datensatz | Eine Liste statt zwei, die sich widersprechen |
| Kontakte | kSuite-Adressbuch | Kontakte und Firmen | Gleiche Nummer auf dem Telefon und im System |
| Dokumente | kDrive | Verknüpfung am Kundendatensatz | Offerte und Vertrag liegen beim Kunden |
| Termine | kMeet | Gesprächslink im Termin | Videogespräch direkt aus dem System heraus |
| Anfragen | Formular auf der Website | Lead | Anfragen landen ohne Umweg im CRM |
| Newsletter | Infomaniak Newsletter | Marketingstatus am Kontakt | An- und Abmeldungen laufen zurück |
Nebenbei: Auch die Social-Media-Planung läuft inzwischen über eine rein europäische Lösung. Der Weg endet nicht beim CRM.
Was der Umzug mitgenommen hat
Ein neues System ohne Vergangenheit ist eine leere Hülle. Deshalb ist die Historie mitgekommen, nicht nur die Stammdaten: Kontakte und Firmen, der E-Mail-Verlauf an den jeweiligen Datensätzen, die Verkaufschancen mit ihren Stufen, dazu Aufgaben, Termine und Notizen sowie die Leads, die noch offen waren.
Die Verkaufschancen als Pipeline — Stufen, Beträge und Termine wandern beim Umzug mit. Die Namen in dieser Ansicht sind Beispiele.
Das ist der Teil, der Zeit frisst, und der Teil, an dem Migrationen scheitern. Wer nur Adressen kopiert, hat am Montag ein sauberes und am Dienstag ein nutzloses System — weil niemand mehr weiss, was letzten Herbst besprochen wurde.
Was es kostet
Der Server kostet ab CHF 10 pro Monat. Das ist keine Einführungsaktion, sondern der laufende Betrieb.
Diese Zahl ist deshalb bemerkenswert, weil die bekannten Anbieter anders rechnen: pro Nutzer, pro Monat, und mit Stufen, in denen die Funktion, die man eigentlich braucht, meist eine Stufe höher liegt. Bei fünf oder zehn Leuten summiert sich das über die Jahre zu einem Betrag, für den man sich fragen darf, was man dafür bekommen hat.
Hier gibt es keinen Lizenzpreis pro Nutzer. Wer eine Person mehr aufschaltet, zahlt nichts mehr. Der Aufbau ist Arbeit und wird auch so verrechnet — aber er ist einmalig, und danach steht das System.
Gerechnet werden muss ehrlich mit dem einmaligen Aufbau ab drei bis fünf Tagen. Wie viel es genau wird, hängt am Datenvolumen und daran, wie viel aus dem alten System mitkommen soll.
Wem die Daten gehören
Die Datenbank gehört Ihrer Firma. Nicht sinnbildlich — buchstäblich. Sie lässt sich jederzeit sichern, herunterladen und woanders wieder aufsetzen. Es gibt keine Ausstiegsgebühr, kein Exportformat, das absichtlich unbrauchbar ist, und keine Verhandlung mit einem Anbieter, der die Daten festhält, während man kündigen möchte.
Die Sicherung läuft. Und weil alles bei einem Schweizer Anbieter liegt, ist auch die rechtliche Seite geradlinig: Schweizer Recht, keine ausländische Herausgabepflicht im Datenpfad. Für die Antwort an einen Kunden, der wissen will, wo seine Angaben liegen, reicht ein Satz.
Was Sie nicht erwarten dürfen
Drei Dinge sage ich vorher, nicht nachher.
Die Wartung und Erweiterung liegt bei Ihnen und/oder bei uns. Updates, Sicherheitspatches, Sicherungen kontrollieren — das passiert nicht von allein, weil es keinen Konzern gibt, der es im Hintergrund erledigt. Entweder kümmert sich jemand in Ihrer Firma darum, oder wir übernehmen es. Auch beides ist möglich. Kostenlos ist es in keinem Fall.
Es gibt keine Ein-Klick-Installation. Server aufsetzen, Datenbank einrichten, Zertifikat, Schnittstellen verbinden, Daten prüfen. Das sind die erwähnten drei bis fünf Tage, und die lassen sich nicht wegdiskutieren.
Die Oberfläche ist schlichter. Wer Hochglanz aus den grossen Suiten gewohnt ist, wird das merken. Das System tut, wofür es gebaut wurde, und es tut es zuverlässig. Die Ansichten sind nüchterner gestaltet — dafür lassen sie sich einfacher ausbauen. Genau diese Schlichtheit macht Anpassungen schneller und neue Funktionen leichter; das System bleibt beweglich, statt sich gegen jede Änderung zu wehren. Für die meisten ist das nach zwei Wochen kein Thema mehr. Ehrlich ist es trotzdem, es vorher zu sagen.
Wenn Sie so etwas auch möchten
Wir richten diese Systeme auch für Kunden ein: EspoCRM auf einem Infomaniak-Server installieren, auf Ihre Abläufe zuschneiden, mit kSuite, kDrive und den übrigen Komponenten verbinden, die vorhandenen Daten übernehmen. Danach betreuen wir das System und erweitern es, wenn Ihre Firma wächst.
Der Ablauf ist immer derselbe:
- Erstgespräch — was Sie heute nutzen und was Sie stört.
- Bestandesaufnahme — welche Daten wo liegen und was davon mitkommen muss.
- Umsetzungsplan — was in welcher Reihenfolge passiert, mit Zeitangabe.
- Angebot — dann erst, wenn beide Seiten wissen, worüber sie sprechen.
Das Erstgespräch kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
Häufige Fragen
Warum bietet Infomaniak kein CRM an?
Infomaniak deckt mit der kSuite Mail, Dateiablage, Kalender, Videokonferenzen und Office ab. Ein CRM gehört nicht zum Angebot. Die Lücke lässt sich schliessen, indem ein quelloffenes CRM wie EspoCRM auf einem eigenen Server bei Infomaniak installiert und mit kSuite, kDrive und den übrigen Komponenten verbunden wird.
Was kostet es, ein CRM selbst zu hosten?
Die Serverkosten beginnen bei rund CHF 10 pro Monat. Lizenzgebühren pro Nutzer fallen bei einer quelloffenen Lösung keine an. Dazu kommt der einmalige Aufbau ab drei bis fünf Tagen, abhängig von Datenvolumen und Migration.
Ist ein selbst gehostetes CRM mit dem revidierten Datenschutzgesetz vereinbar?
Wenn Server und Datenbank in der Schweiz stehen und der Betreiber Schweizer Recht untersteht, ist die Ausgangslage deutlich einfacher als bei Anbietern, die einer ausländischen Herausgabepflicht unterliegen. Die Verantwortung für Zugriffsrechte, Löschfristen und Dokumentation bleibt beim Unternehmen.
Können bestehende Daten übernommen werden?
Ja. Kontakte, Firmen, E-Mail-Verlauf, Verkaufschancen, Aufgaben, Termine, Notizen und offene Leads lassen sich übernehmen. Der Aufwand richtet sich nach Menge und Zustand der Daten im bisherigen System.
Wem gehören die Daten bei dieser Lösung?
Ihrer Firma. Die Datenbank liegt auf dem eigenen Server, lässt sich jederzeit vollständig exportieren und andernorts wieder aufsetzen. Eine Bindung an einen Anbieter besteht nicht.