«Eine Migration dauert Monate und unterbricht den Betrieb.» Das ist der Satz, den ich am häufigsten höre, wenn das Thema Microsoft 365 Migration Schweiz auf den Tisch kommt. Im ersten Teil dieser Serie habe ich erklärt, warum Best-of-Breed 2026 die klügere Office-Strategie ist. Im zweiten Teil habe ich gezeigt, wie der konkrete Tool-Stack im Alltag funktioniert. Dieser dritte und letzte Teil zeigt, wie der Wechsel zu Infomaniak kSuite in der Praxis abläuft – strukturiert, ohne Betriebsausfall und ohne Überraschungen.
Warum viele den Wechsel aufschieben – und warum das nicht nötig ist
Die Sorge ist verständlich: Eine laufende IT-Infrastruktur anzufassen, während der Betrieb weiterläuft, fühlt sich nach Risiko an. Doch in der Praxis sieht es anders aus – wenn man strukturiert vorgeht. Beide Systeme laufen so lange parallel, bis alles getestet ist. Es gibt keine «Nacht, in der alles umgestellt wird». Es gibt einen klaren Prozess mit fünf Schritten.
Schritt 1: Bestandsaufnahme – was ist wirklich im Einsatz?
Bevor irgendetwas migriert wird, schaue ich mir genau an, was tatsächlich genutzt wird. Wie viele Nutzerkonten? Welche Datenmengen liegen auf OneDrive? Welche E-Mail-Verteiler existieren? Gibt es Sonderfälle – etwa eine Kanzleisoftware, die direkt in Outlook eingebettet ist, oder eine spezifische SharePoint-Struktur?
Diese Analyse kostet zwei bis drei Tage. Sie spart aber viel Frust in den folgenden Phasen. Was nicht bekannt ist, kann nicht berücksichtigt werden – das gilt besonders bei Sonderlösungen, die im Alltag unsichtbar sind, aber sofort fehlen würden.
Schritt 2: Infomaniak-Umgebung einrichten (1–3 Tage)
Die kSuite-Konten werden angelegt, Domain-Einstellungen vorbereitet: MX-Records für die neue Mail-Infrastruktur, DNS-Einträge für SPF, DKIM und DMARC. Ordnerstrukturen auf kDrive werden aufgebaut – soweit möglich bereits parallel zur laufenden Microsoft-365-Umgebung.
Wichtig: In dieser Phase wird noch nichts umgeschaltet. Beide Systeme laufen gleichzeitig. Für das Team ändert sich zu diesem Zeitpunkt nichts.
Schritt 3: Datenmigration – E-Mails, Kalender, Dateien (2–7 Tage)
E-Mails werden übertragen – bei den meisten KMU sind das wenige Gigabyte, der Prozess läuft automatisiert über Nacht. Kalender und Kontakte werden synchronisiert. Dateien von OneDrive und SharePoint werden auf kDrive übertragen.
Gerade bei Dateien lohnt es sich, vorher aufzuräumen: Was wird wirklich noch gebraucht? Was kann archiviert werden? Viele meiner Kunden nehmen die Migration als Anlass, ihre Dateistruktur grundlegend zu überdenken. Das kostet etwas Zeit im Vorfeld, zahlt sich aber langfristig aus.
Schritt 4: Test und Umstellung (1–2 Tage)
Ausgewählte Nutzer – oft die technisch versiertesten im Team – testen die neue Umgebung im Parallelbetrieb. Funktioniert die E-Mail-Synchronisation auf dem Smartphone? Öffnen sich Dokumente wie erwartet? Gibt es Ordner, die nicht korrekt übertragen wurden?
Erst wenn dieser Test bestanden ist, erfolgt die offizielle Umstellung: DNS-Records werden geändert, die neue Umgebung geht produktiv. Von aussen ist dieser Wechsel kaum wahrnehmbar – für das Team bedeutet er: neues System, bekannter Alltag.
Schritt 5: Schulung – 60 bis 90 Minuten für das ganze Team
Eine Migration ist erst abgeschlossen, wenn die Nutzerinnen und Nutzer souverän mit dem neuen System arbeiten. Die Oberflächen sind intuitiv; die grössten Fragen betreffen meist kChat – weil Microsoft Teams sehr präsent ist und Gewohnheiten mitbringt. In der Regel reichen 60 bis 90 Minuten für das gesamte Team. Ich stehe in den ersten Wochen für Rückfragen zur Verfügung.
Wie lange dauert die Microsoft 365 Migration insgesamt?
Die Dauer hängt von Teamgrösse und Datenmenge ab. Als Orientierung:
| Teamgrösse | Typische Dauer | Betriebsausfall |
|---|---|---|
| Bis 5 Personen | ca. 1 Woche | keiner |
| 5–20 Personen | 2–4 Wochen | keiner |
| 20+ Personen | nach Analyse | keiner |
Betriebsunterbrechungen entstehen keine, weil beide Systeme parallel laufen, bis alles getestet ist.
Was kostet die Migration?
Die Infrastrukturkosten bei Infomaniak liegen in der Regel unter dem, was ein vergleichbares Microsoft-365-Paket kostet – besonders wenn Sie berücksichtigen, dass Sie nur für das zahlen, was Sie wirklich brauchen. Hinzu kommt mein Beratungs- und Migrationsaufwand, der nach Projekt individuell kalkuliert wird.
Eine erste Einschätzung der Kosten und des Aufwands gebe ich Ihnen im kostenlosen Erstgespräch.
Fazit: Wer heute wechselt, ist morgen freier
Die Abhängigkeit von Microsoft 365 aufzugeben ist kein Opfer. Es ist eine Entscheidung für mehr Kontrolle – über Kosten, über Daten und über die eigene IT-Infrastruktur. Städte wie Zürich, die aktiv nach Alternativen suchen, senden ein klares Signal: Das ist kein Nerd-Thema mehr. Es ist eine strategische Frage, die in jede Geschäftsleitung gehört.
Wenn Sie wissen möchten, ob und wie ein Wechsel für Ihr Unternehmen funktionieren könnte, biete ich ein kostenloses Erstgespräch von 20 Minuten an.
Häufige Fragen zur Microsoft 365 Migration in der Schweiz
Gehen bei der Migration Daten verloren?
Nein. E-Mails, Kalender, Kontakte und Dateien werden vollständig übertragen und vor der Umstellung geprüft. Beide Systeme laufen parallel, bis der Test erfolgreich abgeschlossen ist.
Müssen alle Mitarbeitenden gleichzeitig wechseln?
Nein. Es ist möglich, das Team schrittweise umzustellen – zuerst technisch versierte Nutzer, dann der Rest. So minimieren Sie das Risiko und sammeln intern Erfahrung, bevor alle wechseln.
Was passiert mit E-Mails, die während der Migration eintreffen?
Da beide Systeme parallel laufen, gehen keine E-Mails verloren. Die Umstellung der DNS-Records erfolgt erst, wenn die neue Umgebung vollständig getestet ist.
Brauche ich eine eigene IT-Abteilung für die Migration?
Nein. Als zertifizierter Infomaniak-Partner übernehme ich den gesamten technischen Teil – von der Analyse über die Datenmigration bis zur Schulung. Sie brauchen lediglich jemanden, der mich bei der Bestandsaufnahme begleitet.
Was kostet Infomaniak kSuite im Vergleich zu Microsoft 365?
Die Lizenzkosten bei Infomaniak liegen in der Regel unter einem vergleichbaren Microsoft-365-Paket. Genau wie viel Sie sparen, hängt von Ihrem aktuellen Abonnement ab – das besprechen wir im Erstgespräch.
Das war der dritte und letzte Teil dieser Serie. Teil 1 behandelt die Strategie hinter Best-of-Breed, Teil 2 den konkreten Tool-Stack im Alltag. Haben Sie Fragen zur Migration? Sprechen wir unverbindlich darüber.