Wenn Daten zum Labyrinth werden: Die Ausgangssituation

Viele Unternehmen und Einzelpersonen stehen heute vor einer vertrauten Herausforderung: Ihre digitale Welt ist zu einem undurchdringlichen Labyrinth aus Plattformen, Diensten und Geräten geworden. Datensilos behindern in drei von vier Unternehmen die interne Zusammenarbeit und stellen einen erheblichen Wettbewerbsnachteil dar. Was zunächst als praktische Lösung erschien – für jeden Zweck die vermeintlich beste Einzellösung – entwickelt sich mit der Zeit zu einem komplexen, ineffizienten und frustrierenden Konstrukt.​

Ein Kunde stand exemplarisch vor genau dieser Situation: Seine Daten waren über verschiedene, völlig voneinander isolierte Welten verstreut. Ein Teil der Informationen lag in der Microsoft-Welt, in der aktiv mit Office 365 gearbeitet wurde. Parallel dazu nutzte er einen E-Mail-Service bei einem großen Provider – vollständig losgelöst vom Rest seiner digitalen Infrastruktur und mit nichts verbunden. Seine Dokumente und Dateien verwaltete er in einer separaten Cloud-Lösung, wobei die Synchronisation zwischen verschiedenen Geräten regelmäßig scheiterte. Hinzu kam die Apple-Welt: Ein iMac, ein iPhone und ein iPad, auf denen bestimmte Daten gespeichert waren, während andere wiederum fehlten.

Das Resultat dieses fragmentierten Ökosystems war eine IT-Landschaft, die nicht nur höchst komplex und unübersichtlich war, sondern auch den täglichen Arbeitsablauf massiv störte. Wo waren nochmal die aktuellen Kontaktdaten? Welche Kalenderdateien waren aktuell? Auf welchem Gerät befand sich das wichtige Dokument von letzter Woche? Diese Fragen kosteten täglich wertvolle Zeit und Nerven.​

Die Problematik fragmentierter Datenstrukturen

Datensilos entstehen häufig, wenn Unternehmen oder Einzelpersonen wachsen und nach und nach neue Systeme oder Prozesse einführen, ohne eine übergreifende Datenstrategie zu verfolgen. Was als vermeintliche Lösung für spezifische Anforderungen gedacht war, führt zu inkonsistenten und redundanten Daten, steht einer effektiven Zusammenarbeit im Weg und verursacht operative Ineffizienzen.​

Laut Statista nutzen Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden im Durchschnitt über 900 verschiedene Anwendungen. Diese fragmentierten Systeme führen zu redundanten Prozessen, hohen Wartungskosten und erheblichen Integrationsaufwänden. Auch für Einzelanwender und kleinere Organisationen gilt: Je mehr separate Systeme im Einsatz sind, desto höher die Komplexität und desto größer das Risiko von Datenverlusten, Inkonsistenzen und Sicherheitslücken.​

Besonders problematisch wird es, wenn verschiedene Geräte-Ökosysteme – wie im vorliegenden Fall die Apple-Welt parallel zu Microsoft-Diensten – nicht nahtlos miteinander kommunizieren können. Die Synchronisation scheitert, Kontakte sind nicht aktuell, Kalendereinträge fehlen auf bestimmten Geräten, und wichtige E-Mails sind nicht überall zugänglich.

Die Lösung: Zentrale Datenverwaltung in der kSuite von Infomaniak

Nach sorgfältiger Analyse wurde eine klare Entscheidung getroffen: Alle Daten sollten zentral in der kSuite von Infomaniak zusammengeführt werden. Die kSuite ist eine Schweizer Cloud-Lösung, die als echte Alternative zu Microsoft 365 und Google Workspace entwickelt wurde und dabei höchste Datenschutzstandards erfüllt.​

Die kSuite vereinfacht das Benutzermanagement und fasst alle Produkte in einer einzigen Rechnung mit einem gemeinsamen Fälligkeitsdatum zusammen. Sie integriert ein erweitertes Verwaltungssystem für alle Anwendungen, die für die Online-Zusammenarbeit benötigt werden – von E-Mail über Cloud-Speicher (kDrive) bis hin zu Kalender, Kontakten und Videokonferenzen.​

Ein entscheidender Vorteil: Die kSuite wird vollständig in der Schweiz entwickelt und gehostet. Das bedeutet, dass alle Daten der Schweizer Datenschutzgesetzgebung unterliegen und der DSGVO entsprechen. Im Gegensatz zu großen internationalen Anbietern behalten Nutzer die volle Kontrolle über ihre Daten und sind nicht an ausländische Gesetze gebunden – unabhängig von großen Konzernen wie Microsoft oder Google.​

Der Migrationsprozess: Strukturiert und effizient

Die Umsetzung des Projekts erfolgte in mehreren strukturierten Schritten:

1. Migration der externen Cloud-Daten

Als erster Schritt wurden alle Daten aus der bisherigen, separaten Cloud-Lösung in die kSuite migriert. Infomaniak bietet hierfür einen Assistenten, der eine automatische Migration von Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive sowie den wichtigsten Online-Speicherdiensten ermöglicht. Dies gewährleistet einen sicheren und effizienten Transfer ohne Datenverlust.​

2. Integration des E-Mail-Services

Der beim großen Provider gehostete E-Mail-Service wurde vollständig in die kSuite integriert. Die kSuite ermöglicht es, alte Nachrichten einer E-Mail-Adresse automatisch wiederherzustellen – unabhängig davon, ob diese bei Google, Microsoft oder einem anderen IMAP-unterstützenden Anbieter verwaltet wurden. Nutzer berichten von reibungslosen Migrationen selbst bei über 10 Jahren hochvolumiger E-Mail-Daten, wobei sogar alle Gmail-Labels korrekt übertragen wurden.​

3. Export und Import aus der iCloud

Aus der iCloud wurden systematisch Kontakte und Kalenderdateien exportiert und anschließend in die kSuite importiert. Der Export- und Importprozess verlief dabei äußerst reibungslos. Wichtig war dabei, dass alle Kalender erstellt und geteilt wurden, bevor die mobile Synchronisierung eingerichtet wurde, um eine vollständige Sichtbarkeit auf allen Geräten zu gewährleisten.​

4. Migration aus Office 365

Die in Office 365 gespeicherten Informationen und Daten wurden exportiert und in die kSuite importiert. Office2SwissCloud hat diesen Prozess optimiert und in Präsentationen demonstriert, dass die Migration von Microsoft zu Infomaniak ultraflüssig abläuft. Die kSuite Entreprise bietet sogar die Möglichkeit, mit den Webversionen von Microsoft Word, Excel und PowerPoint zu arbeiten – allerdings mit dem entscheidenden Unterschied, dass Software und Daten ausschließlich in der Schweiz auf den Servern von Infomaniak gehostet werden.​​

Was die Office-365-Applikationen wie Word, Excel, PowerPoint usw. betrifft, wird auf die Lösungen von OnlyOffice gesetzt.  Man kann die ONLYOFFICE Desktop Editors für Windows, Mac oder Linux direkt von der offiziellen Webseite herunterladen. Diese Suite ermöglicht dir das Bearbeiten von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen, Formularen und PDFs mit hoher Kompatibilität zu Microsoft-Office-Formaten.

5. Synchronisation der Apple-Geräte

Als letzter und entscheidender Schritt wurden alle Daten – E-Mails, Kontakte und Kalenderdateien – mit den Apple-Geräten (iPhone, iPad und iMac) synchronisiert. Die kSuite bietet hierfür eine dedizierte mobile Synchronisations-App, die effektiv funktioniert und eine nahtlose Integration in das Apple-Ökosystem ermöglicht. Die Web-Applikationen sind sauber und stabil, und obwohl sie möglicherweise nicht ganz die Geschwindigkeit von Gmail erreichen, sind sie absolut alltagstauglich.​

Das Ergebnis: Alles an einem Ort, maximale Flexibilität

Nach Abschluss der Migration verfügt der Kunde nun über eine zentrale Datenverwaltung, die alle bisherigen Herausforderungen löst. Alle Daten befinden sich an einem Ort – in der sicheren, Schweizer kSuite von Infomaniak – und sind dennoch auf allen Geräten verfügbar und synchronisiert.​

Der entscheidende Vorteil: Der Kunde kann seine geliebte Apple-Welt vollständig weiterverwenden, arbeitet aber nun mit stets aktuellen Daten. Ob er eine E-Mail auf dem iPhone liest, einen Kalendereintrag auf dem iPad erstellt oder ein Dokument am iMac bearbeitet – alle Informationen sind überall verfügbar, konsistent und auf dem neuesten Stand.

Die zentrale Datenverwaltung in der Cloud bietet zahlreiche weitere Vorteile:​

• Single Source of Truth: Ein konsistenter, aktueller und zuverlässiger Datenbestand gewährleistet, dass immer auf genaue und aktuelle Informationen zugegriffen werden kann​
• Kosteneffizienz: Die kSuite ist wirtschaftlicher als Einzellösungen und fasst alle Produkte in einer einzigen Rechnung zusammen​
• Sicherheit und Datenschutz: Schweizer Rechenzentren mit strengen Sicherheitsmaßnahmen und DSGVO-Konformität schützen sensible Daten​
• Flexibilität: Zugriff auf alle Daten jederzeit und von jedem Standort aus​
• Effizienz: Automatisierte Prozesse und zentrale Verwaltung steigern die Produktivität erheblich​

Projektabwicklung: Schnell und erfolgreich

Ein besonders bemerkenswerter Aspekt dieses Projekts war die Geschwindigkeit und Reibungslosigkeit der Umsetzung. Das gesamte Migrationsprojekt wurde schnell und erfolgreich umgesetzt, und der Kunde zeigte sich mit dem Ergebnis hochzufrieden.

Die erfolgreiche Projektrealisierung basierte auf mehreren Faktoren:

1. Klare Zielsetzung: Die Entscheidung für eine zentrale Lösung statt weiterer Einzelsysteme war strategisch richtig
2. Geeignete Technologie: Die kSuite bietet alle erforderlichen Migrations- und Integrationswerkzeuge​
3. Strukturiertes Vorgehen: Die schrittweise Migration minimierte Risiken und gewährleistete Kontinuität
4. Professionelle Unterstützung: Office2SwissCloud bietet umfassende Anleitungen und einen reaktiven Support​

Anwender berichten, dass Office2SwissCloud einen ausgezeichneten Job erledigt, Nutzer durch die einzelnen Schritte zu führen und sie zu den entsprechenden Ressourcen zu leiten. Die Web-Applikationen sind sauber und stabil, auch wenn sie nicht ganz die Geschwindigkeit von Gmail erreichen – aber absolut alltagstauglich.​

Lessons Learned: Erkenntnisse für andere Projekte

Diese Erfolgsgeschichte liefert wertvolle Erkenntnisse für andere Unternehmen und Einzelpersonen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen:

1. Fragmentierung hat ihren Preis: Was kurzfristig als praktische Lösung erscheint, führt langfristig zu erheblichen Ineffizienzen, Sicherheitsrisiken und Frustration.

2. Zentrale Lösungen zahlen sich aus: Eine konsolidierte Plattform reduziert Komplexität, verbessert die Datenkonsistenz und steigert die Produktivität.​

3. Migration ist machbar: Mit den richtigen Tools und einer strukturierten Herangehensweise lassen sich selbst komplexe Datenlandschaften erfolgreich konsolidieren.​

4. Schweizer Cloud-Lösungen sind konkurrenzfähig: Infomaniaks kSuite beweist, dass europäische, datenschutzkonforme Lösungen qualitativ mit den großen amerikanischen Anbietern mithalten können – und dabei eine bessere Kontrolle über die eigenen Daten bieten.​

5. Geräte-Ökosysteme müssen kein Hindernis sein: Auch wer Apple-Geräte nutzt, kann problemlos auf alternative Cloud-Dienste wechseln und muss nicht zwingend in der iCloud-Welt bleiben.

Fazit: Der SwissCloud Kompass weist den Weg

Diese Erfolgsgeschichte zeigt exemplarisch, wie eine zentrale Cloud-Strategie die digitale Arbeitswelt revolutionieren kann. Statt in einem Labyrinth fragmentierter Datensilos zu versinken, ermöglicht die konsequente Konsolidierung in einer leistungsfähigen, sicheren und datenschutzkonformen Lösung wie der kSuite von Infomaniak einen effizienten, übersichtlichen und zukunftssicheren Umgang mit digitalen Informationen.

Der Swiss Cloud Kompass – verstanden als Orientierungshilfe für die digitale Transformation – weist dabei klar in Richtung zentraler, Schweizer Cloud-Lösungen, die höchste Datenschutzstandards erfüllen, volle Kontrolle über die eigenen Daten garantieren und zugleich die Flexibilität bieten, verschiedene Geräte-Ökosysteme nahtlos zu integrieren.

Für Unternehmen und Einzelpersonen, die sich in einer ähnlichen Situation wie der beschriebene Kunde befinden, lautet die zentrale Botschaft: Die Konsolidierung ist nicht nur möglich, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll und technisch reibungslos umsetzbar. Das Ergebnis – eine übersichtliche, effiziente und sichere digitale Arbeitsumgebung – rechtfertigt den Aufwand der Migration bei Weitem.

In einer Zeit, in der Datenschutz, digitale Souveränität und Effizienz immer wichtiger werden, bieten Schweizer Cloud-Lösungen wie die kSuite von Infomaniak einen überzeugenden Weg aus dem Datenlabyrinth in eine strukturierte, zentrale und zukunftssichere digitale Welt.​